Foire aux questions Décret tertiaire

Une personne physique ou morale représentant une structure juridique doit créer son compte par le biais du parcours d’inscription, c’est un gage minimum d’investissement dans le dispositif. En outre, l’inscription est obligatoire pour pouvoir effectuer des déclarations de consommation.

Il est possible de créer plusieurs comptes au niveau d’une structure.

Chaque structure inscrite sur OPERAT peut ensuite déléguer la remontée de certaines données à une ou des tierces personnes (mandataires).

Un prestataire (mandataire) ne peut pas créer le compte de la structure mandante.

Il existe plusieurs modes opératoires pour déclarer le patrimoine assujetti (entités fonctionnelles) sur OPERAT :

• Soit individuellement pour chaque EFA sur OPERAT (Interface Homme Machine – IHM)

• Soit la création de plusieurs EFA par transmission de fichier au format CSV à partir d’un compte d’une structure (SIREN ou autre). Cela nécessite la création préalable d’un compte OPERAT sur la structure qui a la légitimité pour déclarer en masse l’ensemble de ses établissements.

• Soit via une interface de programmation d’applications ou interface de programmation applicative (API). Ce mode opératoire ne sera disponible qu’en 2023

Les assujettis peuvent déclarer sur la plateforme OPERAT des comptes secondaires en interne ou de prestataire (Cf. I de l’article 13 de l’arrêté du 10 avril 2020). A ce titre, les collectivités territoriales pourront potentiellement déléguer la remontée de leurs données de consommation à leur EPCI ou à leur conseiller en énergie partagé. Il convient de rappeler d’une part que les assujettis demeurent responsables des données qui sont remontées sur la plateforme OPERAT, et d’autre part que les assujettis ont la faculté d’autoriser l’ADEME à recueillir les données de consommation auprès des gestionnaires de réseaux de distribution (dans le cadre des conventions passées avec Enedis, GRDF…) qui sont propriétaires des compteurs.

Une copropriété est une forme de propriété immobilière (Cf. article 2 de l’arrêté du 10 avril 2020 – Définitions). A ce titre elle est effectivement assujettie en tant que « propriétaire », au sens représentant de la propriété immobilière, dans la mesure où elle est concernée par l’un des cas d’assujettissement visés au II de l’article R. 174-22 du code de la construction et de l’habitation.

Il s’agit d’une structure assujettie notamment en termes de responsabilité dans l’atteinte des objectifs et elle doit à ce titre se déclarer sur la plateforme OPERAT (Voir DC3, MO1 et CS1). Les copropriétés ne sont pas toujours concernées au niveau des entités fonctionnelles assujetties, mais il existe des cas, notamment les centres commerciaux où elles peuvent constituer une entité fonctionnelle à part entière (parties communes – Cf. DC3).

Il est possible qu’un même utilisateur (caractérisé par son adresse mail) intervienne sur des structures différentes. En règle générale, comme pour le cas évoqué d’une commune et d’une structure intercommunale, il peut s’agir d’un responsable technique qui travaille pour les deux collectivités territoriales. 

Dans le cas évoqué ci-dessus, le représentant légal de chaque structure est respectivement le Maire et le(la) Président(e) de la Communauté d’agglomération. Il peut s’agir éventuellement de la même
personne physique mais les personnes morales sont différentes.

En termes de conseil, dans la mesure où la même personne peut être le représentant juridique des deux structures, il est préférable que les adresses mails soient distinctes afin d’identifier clairement la structure juridique concernée. A titre d’exemple :

• prenom.nom@commune.fr  et prenom.nom@communaute-agglo-X.fr
• maire@commune.fr et president@communaute-agglo-X.fr (ces dernières formulations permettent d’assurer la continuité dans le temps)

Les références (numéro) des points de livraison de réseau de distribution d’énergie devront être renseignés sur OPERAT, notamment si l’assujetti souhaite bénéficier d’une remontée automatique de ses consommations via les interfaces applicatives qui seront mises en place dans le cadre de conventions entre l’ADEME et les gestionnaires de réseaux de distribution (Cf. article R. 174-28 du code de la construction et de l’habitation). A ce jour, Enedis (électricité) et GRDF (gaz) ont passés une convention avec l’ADEME à cet effet.

Les grands comptes qui disposent d’un référentiel qui leur est propre pourront s’appuyer sur les identifiants de leur référentiel spécifique pour la création des entités fonctionnelles. D’où l’ajout dans la Table II (Annexe VI) du « Référentiel patrimonial spécifique de l’assujetti ».

Il conviendra de créer l’identifiant unique bâtimentaire à l’occasion de toutes transactions immobilières.

En ce qui concerne le Dispositif Eco Energie Tertiaire et l’utilisation de la plateforme OPERAT (Guide utilisateurs), toutes les ressources utiles sont disponibles dans l’onglet Ressources de la plateforme OPERAT.

Dans un cadre général, les assujettis n’ont aucun calcul préalable à effectuer, avant de procéder aux déclarations sur OPERAT. Ainsi, les assujettis renseignent la plateforme de la façon suivante :

• Déclaration des catégories et sous-catégories : l’assujetti renseigne les surfaces des différentes sous-catégories d’activités tertiaires présentes sur leur entité fonctionnelle assujettie, et c’est la plateforme OPERAT qui établit automatiquement l’objectif exprimé en valeur absolue, au prorata surfacique.

• La modulation des objectifs en fonction du volume d’activités : l’assujetti renseigne les indicateurs d’intensité d’usage et la plateforme OPERAT procède automatiquement à la modulation de l’objectif exprimé en valeur absolue, puis à celui de l’objectif en valeur relative conformément aux dispositions prévues à l’article 10 de l’arrêté du 10 avril 2020.

• L’ajustement des consommations énergétiques en fonction des variations climatiques : l’ajustement en fonction des variations climatiques est calculé automatiquement par OPERAT sur la base du cadre du calendrier de reporting déclaré par l’assujetti, et en fonction :

– soit des consommations connues de chauffage et de refroidissement connues déclarés sur OPERAT

– soit à défaut à partir des données de surfaces chauffées et/ou refroidies.

Dans le cadre des déclarations de modulation des objectifs pour contraintes techniques, architecturales ou patrimoniales, et/ou pour disproportions économiques, l’assujetti déclare sur la plateforme OPERAT, uniquement l’objectif exprimé en valeur absolue « modulé » qu’il propose et qui est justifié par un dossier technique.

La plateforme OPERAT procède alors au calcul de modulation de l’objectif exprimé en valeur relative sur la base de la proposition de l’assujetti de modulation de l’objectif exprimé en valeur absolue, conformément aux dispositions prévues à l’article 7 de l’arrêté du 10 avril 2020.

Si vous rencontrez ce message, cela signifie que votre compte utilisateur a bien été créé et que vous avez reçu un mail d’activation vous invitant à réaliser deux actions :

1. Définir votre mot de passe
2. Demander à un responsable de votre structure (utilisateur avec un profil de niveau représentant légal ou référent) de valider votre compte en se rendant sur la plateforme Operat. Un responsable devra donc se connecter et accéder à la fonctionnalité de validation des comptes utilisateurs via le menu Paramétrage > Validation des comptes utilisateurs  ou  Paramétrage > Validation des mandats  s’il est question d’un compte mandaté.

S’il n’y a pas encore de responsable sur votre structure (utilisateur avec un profil de niveau représentant légal ou référent), veuillez inviter une personne adéquate à se créer un compte avec l’un de ces 2 profils via le parcours « S’inscrire ». Une fois son compte crée, cet utilisateur pourra alors procéder à la validation de votre compte via la procédure indiquée ci-dessus.

Le cas général est qu’une entité fonctionnelle assujettie doit être déclarée sur OPERAT par le biais du numéro SIRET de l’occupant.

A la différence du secteur privé, il est vrai que certaines Collectivités Territoriales peuvent, dans certaines configurations, ne pas disposer d’un numéro SIRET propre à chaque entité fonctionnelle assujettie au Dispositif Eco Energie Tertiaire (cela peut également concerner les Opérateurs de l’Etat). 

C’est pourquoi des adaptations sont disponibles depuis le mois de Mai et permettent d’effectuer les déclarations dans ces configurations. 

Pour les Collectivités et Opérateurs de l’Etat concernés, la procédure à suivre est la suivante  : 

• Déclarer une nouvelle EFA

• Sélectionner la qualité d’assujetti

– Si la qualité est propriétaire occupant ou preneur à bail ou occupant, cocher la case “L’entité fonctionnelle ne dispose pas de numéro SIRET” (uniquement si l’établissement objet de la déclaration ne dispose pas de SIRET)  et déclarez l’occupant de l’EFA en lui donnant une dénomination et en indiquant son adresse

– Si la qualité est propriétaire non occupant, déclarez l’occupant de l’EFA en sélectionnant le type d’identifiant AUTRE, en cochant la case faisant référence à la situation, puis en renseignant l’identifiant (SIREN) de la Collectivité ou l’Opérateur qui exploite l’entité fonctionnelle faisant l’objet de la déclaration. Une fois ceci effectué, l’EFA peut être déclarée en lui attribuant une dénomination et en indiquant son adresse

Attention : Ces adaptations ne doivent être utilisées que pour les établissements assujettis relevant des Collectivités et Opérateurs de l’Etat ne pouvant disposer de SIRET. Les établissements qui disposent (ou qui peuvent disposer) d’un numéro SIRET doivent être déclarés par le biais de cet identifiant.

En particulier, les établissements assujettis du secteur privé qui ne seraient pas immatriculés (sans SIRET) doivent être régularisés afin d’obtenir un SIRET qui pourra être utilisé lors des déclarations sur OPERAT. Pour plus d’informations sur les procédures à suivre, consultez :  https://formalites.entreprises.gouv.fr/etablissements.php

L’import des données de consommation auprès des Gestionnaires de Réseau et de Distribution (GRD) permet à l’utilisateur de consulter les données de consommation de ses compteurs d’énergie dans le parcours de déclaration de consommation. Cette information permet à un assujetti de se conforter dans les informations à déclarer. Cette remontée de données est informative et ne se substitue pas à la déclaration qui doit être effectuée par l’assujetti.

Pour utiliser cette fonctionnalité, le titulaire des compteurs doit, au préalable, identifier ses compteurs et donner à l’ADEME son autorisation expresse. Cet accord est nécessaire pour qu’OPERAT ait l’autorisation de récupérer et d’afficher les données de consommation de ses compteurs.

Sur OPERAT, seules les déclarations de consommations annuelles sont couvertes par cette fonctionnalité. Il n’est pas possible de bénéficier de remontée des données sur le périmètre de l’année de référence (2010-2019). Toutefois, certains Gestionnaires offrent des services qui permettent d’obtenir des données sur la période de référence, comme c’est le cas d’Enedis : https://www.enedis.fr/accompagnement-dispositif-eco-energie-tertiaire

L’import des consommations est fonctionnel depuis Mars 2022 pour le Gestionnaire Enedis dans certaines configurations.

Cette fonctionnalité sera prochainement opérante pour le Gestionnaire GRDF.

Dans les années suivantes, il est envisagé que la remontée de données puisse être effectuée auprès d’autres Gestionnaires (réseaux de chaleur par exemples).

Une partie de l’Identifiant Unique Bâtimentaire (IUB) est constituée à partir des références cadastrales de la parcelle sur laquelle est située l’entité fonctionnelle assujettie.

Dans le cas où une entité fonctionnelle serait située dans un bâtiment localisé sur plusieurs parcelles cadastrales, il convient de déclarer les IUB de cette entité fonctionnelle en considérant la parcelle ou l’emprise au sol du bâtiment est majoritaire.

Ainsi, toute les EFA situées dans un même bâtiment auront avoir une racine identique : Code INSEE – Préfixe – Section – Numéro de parcelle – Dénomination bâtiment. 

Dans le cas d’une situation propriétaire-preneur à bail, la déclaration du patrimoine assujetti sur OPERAT (entité fonctionnelle) peut aussi bien être effectuée par le propriétaire que par le(s) locataire(s).

Si l’entité fonctionnelle est déclarée par le propriétaire :

• Déclaration de l’EFA en tant que Propriétaire non occupant

• Renseignement de l’identifiant de l’occupant (SIRET dans le cas général) à l’étape Assujettis dans le cadre Occupant

Si l’entité fonctionnelle est déclarée par le locataire :

• Déclaration de l’EFA en tant que Preneur à Bail ou occupant

• Renseignement de l’identifiant du propriétaire (SIREN dans le cas général) à l’étape Assujettis dans le cadre Propriétaire principal

Une fois la déclaration d’EFA effectuée par le propriétaire ou le preneur à bail, l’entité fonctionnelle sera visible par le propriétaire et par le preneur à bail. Elle sera éditable par les deux parties.

Le principe est le même pour les déclarations de consommations associées à cette EFA. Elles sont uniques, consultables et modifiables par le propriétaire et par le locataire.

Dans le cas d’un bâtiment qui appartiendrait à un propriétaire unique en présence de plusieurs locataires , il y a autant d’entités fonctionnelles à déclarer que de locataires. Ainsi, chacune aura le même propriétaire de renseigné dans le cadre Propriétaire principal et un occupant différent renseigné dans le cadre Occupant

Dans le cadre de la vérification de l’atteinte des objectifs à chaque décennie, il est prévu que les assujettis puissent mutualiser les résultats à l’échelle de tout ou partie de leur patrimoine immobilier.

Pour ce faire, les assujettis qui souhaiteront mutualiser leurs résultats devront définir, au préalable, un périmètre de mutualisation sur OPERAT. Ce périmètre de mutualisation pourra concerner une ou plusieurs structures (cas des holdings, des franchises…).

Dans le cas où ce périmètre concernerait plusieurs structures, il sera nécessaire de définir un regroupement de structures qui sera porté par une unique entité juridique. Une fois le regroupement constitué, les résultats des entités fonctionnelles de chaque structure dans le regroupement pourront être mutualisés (voir 06 – Q1 Q2 Q3).

Cette fonctionnalité n’étant pas nécessaire pour effectuer les déclarations du patrimoine et des consommations, elle ne sera pas disponible sur OPERAT avant 2023.

Le code INSEE correspond à la commune sur laquelle est située l’EFA (adresse). Il est automatiquement déterminé à partir de l’adresse de l’établissement désigné comme “Occupant” l’entité fonctionnelle.

Lorsque le code INSEE d’une commune n’est pas reconnu, il est remplacé par 4 zéros (0000). Cela n’est pas bloquant pour la suite de la déclaration. En effet, le code INSEE des IUB concernés sera automatiquement mis à jour en fonction des actualisations du référentiel des communes.

Dans le cas d’un rattachement de compte à une structure par erreur, voici la procédure à suivre : 

1. Rattacher son compte utilisateur à la bonne structure. Pour cela, il est possible de refaire le parcours d’inscription à partir du bouton “S’inscrire » en page d’accueil ou en cliquant sur le bouton “Ajouter une structure” accessible dans le menu Mon compte utilisateur en haut à droite de l’espace connecté.
2. Une fois le rattachement à la bonne structure effectué, il convient de supprimer le rattachement de structure erroné. Pour cela, il faut se connecter sur la structure en question à partir du menu « Mes structures » accessible dans le menu Mon compte utilisateur. Une fois connecté sur cette structure, cliquez sur l’onglet Paramétrage > Utilisateur > Liste, sélectionnez l’utilisateur correspondant puis cliquez sur le pictogramme de suppression à droite de l’écran. Cette opération peut également être effectuée par le représentant légal ou un référent de la structure.

Il est possible de désigner plusieurs propriétaires sur une entité fonctionnelle assujettie (EFA). 

Lors de la déclaration d’EFA, au moins un propriétaire doit être renseigné à l’étape “Assujettis ».

Une fois la déclaration d’EFA enregistrée, d’autres propriétaires peuvent être ajoutés sur une entité fonctionnelle à partir de la fiche détaillée de l’EFA accessible depuis l’écran de recherche (onglet “Assujettis”).

Chaque structure désignée comme propriétaire pourra consulter et éditer les déclarations relatives à cette entité fonctionnelle.

Note : La notion de propriétaire “principal” sera bientôt abandonnée. Il n’y aura donc bientôt plus aucune distinction entre les différents propriétaires d’une entité fonctionnelle

A l’issue d’une déclaration de consommations annuelle, la plateforme OPERAT génèrera une attestation dont le modèle type est consultable en annexe des textes réglementaires.

Les déclarations des consommations annuelles attendues au 30/09/2022 concernent les années 2020 et 2021. 

Etant donné que ces années ont été impactées par la crise sanitaire (consommations anormales) et que l’année 2022 constitue une année d’apprentissage pour entrer dans le Dispositif Eco Energie Tertiaire et prendre en main la plateforme OPERAT, les déclarations annuelles 2020 et 2021 ne feront pas l’objet de notation Eco Energie Tertiaire (article 17 de l’arrêté du 10 avril 2020 modifié par l’arrêté du 13 avril 2022).

L’établissement des attestations annuelles 2020 et 2021 est quant à lui subordonné à la publication des valeurs absolues prévues dans l’arrêté dit « Valeurs absolues III » qui permettra de :

• Intégrer l’ajustement des données de consommations en fonction des variations climatique

• Définir les deux objectifs en valeur relative et en valeur absolue.

L’établissement des attestations sera donc effectif dans un délai consécutif à la publication des valeurs absolues (ce délai reste à préciser).   

La déclaration des consommations 2022 (attendue au 30/09/2023) sera donc la première déclaration de consommations à engendrer la production d’une attestation annuelle accompagnée d’une notation Eco Energie Tertiaire.

A l’issue du parcours d’inscription, un mail est envoyé à l’utilisateur pour qu’il puisse définir son mot de passe et se connecter sur OPERAT.

Ce mail peut ne pas être reçu dans certaines configurations : 

• L’adresse mail renseignée lors de l’inscription n’est pas correcte (erreur de saisie, faute de frappe…) : Nous vous invitons à refaire le parcours d’inscription. Si l’adresse mail renseignée lors de la première inscription était correcte, le message suivant s’affichera en fin de parcours « Compte utilisateur déjà existant pour cette structure ». Si l’adresse n’était pas correcte, vous recevrez le mail de définition du mot de passe

• Le mail a bien été reçu mais a été placé dans les « Spams » ou « Indésirables » : Nous vous invitons à vérifier vos dossiers « Spams » et/ou « Indésirables »

• Dans certaines rares situations, il se peut que l’adresse mail OPERAT soit bloquée au niveau du fournisseur d’accès internet, nous vous invitons à effectuer une demande auprès de votre fournisseur pour vous assurer que ce n’est pas le cas.

Enfin, il est possible de renouveler l’envoi du mail de définition de mot de passe à tout moment en utilisant la fonctionnalité « Mot de passe oublié ».

Quel que soit le niveau de sécurité de la structure mandante, tous les utilisateurs qui s’inscrivent en tant que prestataire mandaté nécessitent obligatoirement une validation par le représentant légal ou un référent de la structure mandante.

A l’issue du parcours d’inscription par un prestataire mandaté, les utilisateurs de la structure mandante ayant un compte avec un profil Référent et Représentant légal reçoivent un mail pour :

• Informer de cette nouvelle inscription

• Inviter à valider le compte mandaté en attente de validation.

Dans tous les cas, y compris lorsqu’il n’existe aucun compte sur la structure mandante, un mail est envoyé au courriel renseigné lors de l’inscription « Adresse courriel du représentant légal ou d’un référent de la structure qui vous mandate » pour inviter cet utilisateur à s’inscrire (le cas échéant) et valider le compte mandaté en attente de validation. 

Si vous êtes prestataire mandaté, il peut être plus efficace de prendre directement contact avec une personne de la structure mandante pour l’inviter à s’inscrire sur OPERAT (le cas échéant) et valider le compte en attente.

Sans cette validation, le prestataire mandaté ne pourra pas se connecter sur OPERAT pour le compte de la structure qui le mandate.

La nature d’une structure est définie en fonction de celle sélectionnée par le premier utilisateur à s’être inscrit sur OPERAT sur la structure en question.

Les utilisateurs dotés d’un profil Référent ou Représentant légal peuvent modifier la nature de leur structure depuis le menu « Structure » en cliquant sur le pictogramme « Crayon » en haut à droite de l’écran.

Une fenêtre se présentera avec une liste déroulante permettant de choisir une autre nature.

Dans l’onglet Ressources de la plateforme OPERAT, vous pouvez retrouver le fichier :

• Segmentation détaillée : ce qu’il est possible de renseigner sur Operat (Dernière MAJ : MM/AAAA)

Ce fichier permet de consulter l’ensemble des sous-catégories d’activités qu’il est possible de renseigner.

Il est donc possible de sélectionner, parmi cette liste, la (les) sous-catégorie(s) d’activité(s) la(les) plus adaptée(s) à votre situation. 

Toutefois, si vous jugez qu’aucun élément de la liste ne reflète correctement votre activité, vous devez suivre les dispositions prévues à l’article 15 de l’arrêté du 10 avril 2020 en vous rattachant à l’activité ou la sous-catégorie d’activité se rapprochant le plus de celle que vous exercez. Vous pouvez préparer une demande d’intégration de nouvelle activité dans les conditions prévues à l’article 15 de l’arrêté du 10 avril 2020, et nous vous invitons dans cette perspective à contacter :  eco-energie-tertiaire@developpement-durable.gouv.fr

Ce premier contact permettra d’évaluer la pertinence d’établir cette demande d’intégration de nouvelles activités. 

Ce message peut s’afficher dans les situations suivantes : 

• Le numéro SIRET/SIREN n’est pas valide : Nous vous invitons à vérifier votre saisie (le site https://www.sirene.fr/sirene/public/recherche peut s’avérer utile pour vérifier l’existence d’un SIRET/SIREN)

• Le numéro SIRET/SIREN est valide : Il peut s’agir d’un établissement inscrit au répertoire SIRENE dans la catégorie « non diffusible ». 

Dans ce dernier cas cas, l’INSEE ne peut communiquer les données (dénomination, siège, adresse postale…) ce qui peut expliquer le message rencontré sur SIRENE et/ou OPERAT. 

Il existe 2 possibilités si un identifiant de ce type a vocation à être renseigné sur OPERAT : 

• Option 1 (conseillée): Effectuer une demande de réversibilité du statut non diffusible (en suivant par exemple le tutoriel : https://www.indy.fr/blog/rendre-entreprise-visible-insee-utiliser-indy/), la modification est effective sous 24h et cela permettra d’utiliser le SIREN/SIRET sur OPERAT

• Option 2 : Si l’option 1 n’est pas possible ou souhaitée : Inscrire la structure par le biais d’un identifiant « Autre » sur OPERAT (choix libre d’un couple « intitulé de l’identifiant » et « identifiant » lors de l’inscription qui pourra être réutilisé par la suite)