Équipements, maintenance, état des stocks, budget… Autant d’aspects sensibles liés à la vie d’une entreprise, et de sources potentielles de gaspillage et d’inefficience. La gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) permet de rationaliser la chaîne logistique d’une organisation et de réaliser des économies d’échelle à l’aide d’un logiciel unique.
Selon la taille de votre organisation et ses besoins, le meilleur type de progiciel GMAO peut évidemment varier. Nature des fonctionnalités, modalités d’installation et de formation des collaborateurs, définition des droits d’accès… Comment fonctionne un logiciel GMAO et comment en tirer le plein potentiel au quotidien ?
Découvrez ci-dessous tous les avantages liés à une GMAO et les critères les plus importants à retenir pour faire le bon choix.
Qu’est-ce que la GMAO ?
La GMAO, ou gestion de maintenance assistée par ordinateur, est un outil informatique de gestion destiné aux entreprises , collectivités territoriales ou encore administrations. Elle a pour principale fonction d’assister le responsable ou le prestataire d’un ou plusieurs sites, dans la gestion des contrats, la planification de la maintenance des équipements, des machines et outils divers (inventaire, caractéristiques, date d’acquisition…). Certaines GMAO vont encore plus loin en réalisant les devis, les commandes, en planifiant les travaux et en générant les factures. Elles peuvent suivre ensuite leur recouvrement, améliorant ainsi nettement la trésorerie des entreprises.
Les logiciels GMAO ont pour principal intérêt de fournir un support aux équipes et intervenants chargés de la maintenance des équipements, des stocks ou encore du matériel au sein d’une entreprise prestataire de services.
Les programmes de dernière génération intègrent par ailleurs les problématiques de mobilité du personnel sur différents sites ou de traçabilité de chaque élément d’inventaire.
Les outils GMAO sont spécialisés et se distinguent donc des progiciels ERP (Enterprise Resource Planning) en proposant une variété de modules répondant à l’ensemble des problématiques de l’entreprise selon son métier (performance énergétique, gestion des fluides frigorigènes, contrôles réglementaires, …).
Les GMAO de dernière génération sont interopérables, c’est-à-dire que l’on peut les connecter aux ERP existants dans l’écosystème de l’entreprise ( comme les logiciels de comptabilité par ex ).
Les fonctionnalités et services d’un outil GMAO peuvent s’étendre notamment à :
- la gestion des équipements (inventaire complet et localisation, suivi de carnet de bord ou carnet d’entretien…) ;
- la gestion de la maintenance corrective (recensement des pannes et des dysfonctionnements, édition automatique de bons de travaux…) et de la maintenance préventive (suivi du planning de révision ou mise à jour des équipements) ;
- le suivi des demandes d’intervention (ou DI) sollicitées en interne ou par les clients de l’entreprise ;
- la supervision des stocks (inventaire du magasin ou des consommables, déclenchement automatique de la demande de réapprovisionnement, alerte programmable…) ;
- la gestion des achats (commandes régulières de pièces et fournitures, facturation des fournisseurs et sous-traitants…) ;
- la gestion des coûts de fonctionnement de l’entreprise (main d’ œuvre, coût de revient du stock, location de matériel…) ;
- la gestion des personnels et des plannings avec une meilleure répartition de la charge de travail…
- la création de tableaux de bord personnalisés avec suivi des KPI (Key Performance Indicators ou encore indicateurs clés de performance) pertinents pour l’entreprise
- L’édition de bilan ou encore de rapports experts sur des périodes définies avec statistiques, courbes, … pour les clients
Encadré :
Logiciel GMAO et mobilité
Certains logiciels GMAO proposent également un accès en mobilité via une application mobile dédiée aux équipes terrain.
L’application leur permet de consulter leur planning, de créer des bons d’interventions et des devis simples et de disposer de tout l’historique des interventions et des informations sur les sites et leurs équipements, même en mode déconnecté.
Pourquoi mettre en place une GMAO ?
Un logiciel GMAO apporte à l’entreprise ou à l’organisation :
- une meilleure productivité (planifier et gérer les interventions de maintenance, centraliser l’information pour les techniciens, prioriser les demandes et les tâches…) ;
- une maîtrise renforcée des coûts (durabilité plus grande des équipements grâce à une maintenance régulière, anticipation des dépenses pour trouver le meilleur prix) ;
- une communication plus transparente et plus fluide de l’information entre les différents gestionnaires d’une structure et leurs clients ;
- un reporting automatique sous la forme de tableaux de bord et états statistiques, avec une traçabilité de haut niveau.
La GMAO est par ailleurs une garantie pour la continuité d’activité d’une entreprise. Elle limite les risques en matière de panne d’équipement ou de rupture de stock.
En l’absence d’outil informatique dédié, la gestion de la maintenance au sein d’une entreprise ou d’une autre organisation court en effet le risque d’être négligée. Une erreur d’origine humaine, comme un simple oubli de commander un nouveau stock ou de mettre à jour un poste de travail, peut entraîner des réactions en chaîne et nuire à la performance globale d’une équipe.
Quel logiciel de GMAO utiliser ?
Les différents logiciels GMAO disponibles sur le marché peuvent proposer des fonctionnalités variables et s’adresser à des publics et des secteurs d’activités différents. Vous trouverez ci-dessous une brève présentation de 10 logiciels GMAO déjà utilisés par un grand nombre d’entreprises :
Twimm est une plateforme de GMAO experte, dédiée aux prestataires de services, afin de gérer l’organisation quotidienne des interventions de maintenance préventive, curative, la réalisation de travaux, et d’automatiser les flux de facturation. Elle possède un puissant générateur de rapports experts. Twimm est interopérable et permet l’import et l’export de données depuis des logiciels tiers : comptabilité, GTB, GMAO tierce, ERP, etc..). L’application est accessible en version web et mobile pour les équipes terrain.
1) SPM
SPM se distingue par ses fonctionnalités multiples et universelles, qui en font un outil approprié pour un grand nombre d’applications professionnelles. La solution logicielle est notamment adoptée dans des secteurs comme l’administration publique, l’immobilier ou les médias. Le logiciel est édité par Sematext et peut convenir aux entreprises de toutes tailles, y compris aux grands comptes.
2) Braincube
Braincube, édité par la société du même nom, est un outil GMAO de premier plan pour de nombreuses entreprises du secteur de la finance, de l’assurance ou encore du tourisme. Le logiciel propose des fonctionnalités avancées comme le partage d’écran pour le travail collaboratif, le partage de notes ou encore la planification ou programmation des interventions.
3) Tririga Operations
Tririga est la solution GMAO proposée par IBM. Cet outil s’adresse à une variété de secteurs professionnels et peut convenir aux entreprises allant des TPE et PME aux grands comptes. Le logiciel intègre les problématiques de gestion des équipements et permet notamment la synchronisation automatique des données, l’automatisation des relances ou encore la publication de contenu sur les réseaux sociaux.
4) Ramco EAM on Cloud
Édité par Ramco, le logiciel GMAO Ramco EAM on Cloud s’adapte à la fois aux besoins des entreprises, des associations, des ONG et même des travailleurs indépendants. Il offre une interface complète et ergonomique pour la gestion des interventions ou la maintenance des équipements d’une entreprise.
5) Progib Maintenance & Services
Progib Maintenance & Services est un logiciel proposé par l’éditeur Oslo. Il propose des fonctionnalités qui le mettent à niveau des autres outils GMAO leaders du marché, dont notamment la synchronisation automatique des données, la planification des relances d’intervention ou de maintenance ou encore la réalisation de tests de performance.
6) Kimoce Field Management
Avec Kimoce Field Management, les entreprises spécialisées en IT disposent enfin d’un outil GMAO adapté et performant. Disponible en mode SaaS et également en version d’essai, il offre aussi des fonctionnalités de suivi intéressantes pour les fonctions de direction et de management.
7) Maintenance Care
Maintenance Care a été développé dans le but d’offrir une interface unique et cohérente pour le suivi du matériel, des équipements et des interventions d’une entreprise. Il est notamment adapté au milieu de l’industrie et aux entreprises faisant face à des impératifs de production.
8) Infor Service
Distribué par l’éditeur du même nom, Infor Service est un logiciel de maintenance assistée notamment répandu dans les secteurs du transport, de l’agriculture et de l’agroalimentaire. Il offre des fonctions évoluées pour la gestion logistique des entreprises mais aussi des aspects supplémentaires comme le suivi des factures impayées.
9) Infor EAM
L’autre logiciel GMAO édité par Infor vous permet de numériser intégralement la maintenance des équipements et du matériel dans des secteurs d’activités et industries spécifiques incluant le transport, le secteur public et la santé.
10) Dimo Maint
Dimo Maint est une solution logicielle complète et évolutive pour les besoins d’une entreprise en GMAO. Elle peut notamment convenir aux sociétés multinationales avec ses outils plurilingues et multi-devises.
Comment mettre en place une GMAO ?
L’installation d’un logiciel GMAO au sein d’une entreprise nécessite un important travail de réflexion et de préparation. Plusieurs étapes seront notamment à suivre :
- définir les besoins réels de l’utilisateur en termes de fonctionnalités (maintenance, stocks, plannings, gestion automatisée des interventions et commandes de consommables…) ;
- rédiger un cahier des charges, en réunissant un groupe pluridisciplinaire au sein de l’entreprise (informatique, logistique, utilisateurs…) pour recenser les besoins et attentes ;
- présélectionner trois à quatre éditeurs de logiciels GMAO en fonction des critères retenus dans le cahier des charges ;
- se faire communiquer les références clients de ces éditeurs pour vérifier la performance de l’outil ;
- valider le logiciel retenu ;
- engager une formation de l’ensemble des collaborateurs avant la mise en production définitive.
Du fait de la diversité des logiciels GMAO sur le marché, la sélection du meilleur produit en fonction de vos contraintes et de votre environnement métier peut être délicate. C’est la raison pour laquelle la réalisation préalable d’un audit par un consultant GMAO spécialisé est souvent une démarche judicieuse.
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L’installation d’une suite logicielle GMAO constitue une source durable d’économies et d’optimisation pour une entreprise. L’outil permet notamment une utilisation plus efficiente des ressources disponibles, mais aussi un meilleur management de l’énergie ! Citron® vous accompagne pour améliorer et optimiser la gestion énergétique de votre activité.
Les trois points-clés à retenir :
- Un logiciel GMAO automatise et optimise divers aspects liés à la maintenance des équipements, stocks et ressources d’une entreprise.
- Un bon outil GMAO est une source d’efficience et de productivité à ne pas négliger pour votre fonctionnement interne.
- De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché et s’adressent à des profils et besoins différents.
